콘텐츠 마케팅, 블로그, 유튜브, 인스타그램 등 다양한 채널을 운영하다 보면 가장 먼저 필요한 것이 바로 콘텐츠 일정과 아이디어를 체계적으로 관리하는 시스템입니다. 이때 많이 활용되는 도구가 바로 Notion과 Trello입니다. 두 앱 모두 무료로 시작할 수 있으며 콘텐츠 운영에 매우 적합하지만, 각각의 특징이 다릅니다.
이번 글에서는 콘텐츠 기획 및 운영 관점에서 Notion과 Trello의 차이점, 장단점, 사용 목적별 추천을 비교 분석합니다.
1. 기본 개념과 구조
✅ Notion: 자유도가 높은 올인원 문서 기반 툴
Notion은 다양한 요소(텍스트, 테이블, 캘린더, 갤러리 등)를 블록 형태로 구성할 수 있는 문서 중심 플랫폼입니다. 콘텐츠 운영자 입장에서는 아이디어부터 일정, 원고, 자료 정리까지 한 공간에서 관리할 수 있다는 점이 장점입니다.
✅ Trello: 직관적인 칸반(Kanban) 보드 기반 툴
Trello는 ‘리스트 → 카드’ 구조의 시각적인 프로젝트 관리 툴입니다. 각 카드를 ‘아이디어’, ‘작성 중’, ‘검토 중’, ‘업로드 완료’ 등 단계별로 옮기며 콘텐츠 작업 흐름을 명확하게 추적할 수 있습니다.
2. 콘텐츠 운영 기능 비교
| 기능 | Notion | Trello |
|---|---|---|
| 콘텐츠 캘린더 | 📅 커스터마이징 가능한 데이터베이스 기반 | 📌 Power-Up 기능으로 가능 (캘린더 보기) |
| 아이디어 수집 | 📝 페이지, 서브페이지로 자유롭게 정리 가능 | 🗂️ 카드로 간단히 정리 (태그 분류 약함) |
| 협업 기능 | 👥 댓글, 멘션, 실시간 공동 편집 | 👥 댓글 및 알림 기능 중심, 실시간 문서 편집 불가 |
| 자동화 | ⚙️ 제한적 (Make, Zapier 등 외부 도구 필요) | ⚙️ Power-Up 및 Butler 자동화 제공 |
| 템플릿 활용 | 📂 매우 다양하고 커스터마이징 쉬움 | 📋 기본 템플릿 존재, 간단한 형식 위주 |
3. 실제 콘텐츠 운영 예시
📌 Notion 활용 사례
- ‘2025 콘텐츠 캘린더’ 페이지 생성
- 테이블 뷰로 콘텐츠 제목, 작성자, 마감일, 상태, 채널 분류
- 각 항목 클릭 시 상세 원고 작성 페이지 연결
- 디자인 자료, 참고 링크, 피드백까지 한 페이지에서 관리
📌 Trello 활용 사례
- 리스트: 아이디어 → 작성 중 → 검토 중 → 게시 완료
- 카드: 콘텐츠 제목, 체크리스트, 첨부파일 추가
- 카드 이동으로 콘텐츠 제작 상태를 시각적으로 확인
- Butler 자동화로 마감 임박 시 알림 설정
4. 어떤 사용자에게 어떤 툴이 더 적합할까?
Notion이 더 적합한 경우
- 📄 콘텐츠 원고, 자료, 일정 등을 한 페이지에서 통합 관리하고 싶은 경우
- 📁 정보 구조화가 중요하고 다양한 뷰(Table, Calendar, Gallery 등)를 활용하고 싶은 경우
- 👥 실시간 공동 편집이 중요한 팀
Trello가 더 적합한 경우
- 📌 작업 흐름을 직관적인 보드로 시각화하고 싶은 경우
- ⏱️ 업무 상태 추적 중심의 협업이 필요한 경우
- ⚙️ 자동화 기능으로 반복 작업을 줄이고 싶은 경우
5. 결론: 콘텐츠 팀의 성격에 따라 선택하자
두 도구 모두 콘텐츠 운영에 탁월한 툴이며, 각자의 강점이 있습니다. Notion은 정보 중심 + 정적 콘텐츠 정리에 강하고, Trello는 시각화 + 작업 흐름 추적에 특화되어 있습니다.
또한, 두 앱을 함께 사용하는 것도 좋은 전략입니다. 예를 들어, Notion으로 콘텐츠 자료를 정리하고 Trello에서 작업 흐름을 관리하는 하이브리드 방식도 가능합니다.
가장 중요한 건 팀의 규모, 콘텐츠의 복잡도, 구성원들의 디지털 활용 능력을 고려해 꾸준히 사용할 수 있는 도구를 선택하는 것입니다.
오늘부터 나만의 콘텐츠 운영 시스템을 구성해 보세요. 도구 하나만 잘 써도 생산성은 2배가 됩니다.